إن الأداة هي عبارة عن مجرد قالب يجب عليك تعديلها بالقدر الذي يحتاج إليه لتحقيق أهدافك المنشودة، إن استخدام استمارة أو (مقابلة أو مجموعة تركيز Focus Group) هي نوع من أنواع الأدوات التي تستخدم للاستطلاع،
ولإجراء دراسة استطلاعية،يجب اتباع الأساسيات:
أ. تكوين فريق بحث.
ب. تحديد هدف الدراسة.
ج. اختيار عينة ممثلة.
د. وضع الأسئلة.
هـ. بناء وإعداد الأداة (استمارة, أساسيات المقابلة, أو أساسيات مجموعة التركيز).
و. اختبار الأدوات.
ح. استخدام النتائج.
ذ بعين الاعتبار المعلومات التي ترد من الجمهور بأكثر من طريقة إذا سمح الوقت بذلك، فعلى سبيل المثال, يمكن استخدام الاستمارة لجمع بعض المعلومات الأساسية عن احتياجات الجمهور, وبعدها يمكن استخدام إما المقابلات أو مجموعات التركيز لتحديد المواضيع المتعلقة بمميزات الجمهور, ويمكن استخدام الاستمارة لتأكيد وتصفية المواضيع. نظرة شاملة إن توضيح طبيعة أو احتياجات الجمهور لأنظمة التدريب أو المعلومات هي من أهم الأنشطة خلال مرحلة التحليل لتصميم الأنظمة التدريبية, وخاصة عندما يتم جمع احتياجاتهم, وأيضاً لضمان الأخذ بعين الاعتبار جميع أساليب التدريب أو الوصول إلى المعلومات التي يفضلونها. والاستمارة هي أحد الطرق الثلاث الأولية لجمع المعلومات حول تحديد الاحتياجات. والطريقتان الأخريان هما المقابلة ومجموعة التركيز.
بعض ميزات الاستمارات هي:
إن الاستمارات مفيدة بشكل خاص عندما يجب إبقاء المستجيبين مجهولين, خاصة وأن الاستمارات توزع وتعاد بطريقة يشعر بها المستجيبون بالاطمئنان بان هويتهم محفوظة وغير معلومة، و يمكن للاستمارات أن تكون وسائل فعّالة لجمع المعلومات من وجهة نظر المستجيبين. ويجب أن تكون الاستمارة مختصرة حتى لا يقضي المستجيبون أكثر من 15 دقيقة في الإجابة عليها، فالنماذج المختلفة من الاستمارات يمكن أن توزع على جمهور مختلفين، هذه الإستراتيجية مفيدة خاصة عندما يكون عندك جماعة كبيرة من المستجيبين والكثير من الأسئلة التي تريد أن تطرحها على الجمهور.
هناك أنواع عديدة مختلفة من الأسئلة التي يمكن أن تشملها الاستمارة. وبعض أنواع الأسئلة المعروفة (المألوفة) تشمل:
الأٍسئلة المفتوحة والمغلقة:
ما هو نوع التوثيق والذي ترجع إليه أكثر من مثل هذا النوع التفاعلي من البرامج.
أو هل تستخدم التوثيق الورقي (نعم / لا).
رتب المصادر التالية من الأكثر فاعلية إلى الأقل فاعلية:
الإنترنت – التوثيق الورقي – وسائل الإعلام
